Aflevér arkivalier til Gribskov arkiv

Ligger du inde med gamle breve til og fra borgere i kommunen? Dine egne, dine forældres eller måske nogle helt andre?
Eller har du ført dagbog i alle årene, men ikke længere plads til bøgerne?
Ligger du inde med mødeprotokollen eller regnskaberne fra en lokal forening eller virksomhed?
Har du fotografier af steder, mennesker eller begivenheder?
Så kom til os!

Hvad kan jeg aflevere?

Arkivet tager imod arkivalier fra privatpersoner, institutioner, foreninger og virksomheder der har været anvendt i, er skabt i eller har en anden tilknytning til Gribskov Kommunes geografiske område. Arkivalier er unikke dokumenter og filer, der bærer en form for information. Det kan fx være breve, dagbøger, e-mails, mødereferater, regnskaber, databaser, fotografier, tegninger, film, lydoptagelser eller alt muligt andet. 

Vi tager ikke imod genstande - de hører til på et museum. 

Sådan foregår en aflevering

Hvis du ønsker at aflevere arkivalier til os, skal du først kontakte os på telefon 72 49 99 45 på mail arkiv@gribskov.dk eller Digital Ppost og fortælle os om materialet. Så laver vi en aftale om afleveringstidspunkt. Vi har desværre kun i helt særlige tilfælde mulighed for at hente hos dig.

  • Vi har brug for informationer om materialet. Fx vil vi gerne vide:
  • hvem der har samlet det
  • hvor gammelt det er
  • hvilke hovedtyper af materiale, der er tale om, fx breve, regnskaber, fotografier
  • hvad dokumenterne handler om i grove træk
  • hvad eventuelle fotografier forestiller, hvem de er taget af – og om du kender personer, bygninger eller andet på billederne

Jo bedre giveren kan beskrive materialet, jo bedre kan vi hjælpe de arkivbrugere, der gerne vil benytte det.

Hvem må se, det jeg afleverer?

Arkivalier kan indeholde følsomme eller private oplysninger. Det er ikke sikkert, at du synes, at alle og enhver skal kunne læse de arkivalier, du afleverer til os. Du kan bede om at få klausuleret dine arkivalier efter arkivlovens regler. Vi kan også aftale, at vi skal spørge dig om lov, hver gang der er nogen, der skal se arkivalierne.

Hvis vi ikke laver en aftale om klausulering, må alle se de afleverede arkivalier.

Hvad indebærer klausulering efter arkivlovens regler?

Arkivloven beskytter personoplysninger i arkivalier i 75 år (2021-regler). Vi siger, at arkivalierne er ikke umiddelbart tilgængelige. Når vi laver en aftale om klausulering, går vi ud fra den gældende arkivlov. Du kan ikke lave en aftale om kortere eller længere tids klausulering, eller en aftale om, at materialet skal være utilgængeligt til din død.

Adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale

Alle kan søge adgang efter arkivloven til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale. Den, der ansøger, kan få lov til at se det ikke umiddelbart tilgængelige materiale i særlige tilfælde og på særlige vilkår. 

Hvis du afleverer arkivalier til os, kan du selv være med til at bestemme, hvordan vi skal administrere adgangen til dit materiale.

6. klasse, Gilleleje Skole, 1911
6. klasse, Gilleleje Skole, 1911

Fotografier - format, størrelse og opløsning

Der er heldigvis mange, der gerne vil aflevere billeder til os. Vi vil også gerne låne relevante fotografier og skanne dem ind, hvis du gerne vil beholde de fotografier, du har lyst til at dele med os.

Vi får jævnligt henvendelser fra gavmilde givere, der gerne vil sende os indskannede billeder eller fotos taget digitalt. Det er vi naturligvis glade for, men vi kan bedst bruge billeder, der opfylder disse betingelser:

Skannede fotos

  • Størrelse: mindst 3500 dpi på den længste led 
  • Opløsning: mindst 300 dpi
  • Format: tiff eller jpeg

Digitale fotos

Så høj opløsning som muligt for det pågældende kamera - tjek kameraets indstillinger. Kig evt. i brugsanvisningen.

Send ikke personoplysninger på mail

Du må ikke sende følsomme eller fortrolige personoplysninger med mail.

CPR-nummer er en fortrolig oplysning. Følsomme oplysninger er oplysninger om:

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Hvis du har brug for at give os følsomme eller fortrolige oplysninger i forbindelse med brug af arkivet, skal du kontakte os via en af disse kanaler:

  • Telefon 72 49 99 45
  • Digital Post
  • Brevpost
  • Personligt fremmøde i åbningstiden

 

Arkivet er åbent

  • Mandag kl. 9-16
  • Tirsdag og onsdag kl. 10-14

Undtagen på faste lukkedage.

Hvis du ikke har mulighed for at komme i den almindelige åbningstid, så kontakt os for en aftale om besøg uden for åbningstiden.

Faste lukkedage

Arkivet har lukket disse dage:

  • 1. maj
  • 5. juni – grundlovsdag
  • Sommerlukket 1. juli-15. august
  • Sidste onsdag før jul
  • 23. december-2. januar