Hvad kan jeg aflevere?
Arkivet tager imod arkivalier fra privatpersoner, institutioner, foreninger og virksomheder der har været anvendt i, er skabt i eller har en anden tilknytning til Gribskov Kommunes geografiske område. Arkivalier er unikke dokumenter og filer, der bærer en form for information. Det kan fx være breve, dagbøger, e-mails, mødereferater, regnskaber, databaser, fotografier, tegninger, film, lydoptagelser eller lignende.
Vi tager ikke imod genstande - de hører til på et museum. En genstand er fx en kuglepen, en grydeske eller en traktor.
Sådan foregår en aflevering
Hvis du ønsker at aflevere arkivalier til os, skal du først kontakte os og fortælle om materialet: hvad er det for noget, og hvor meget fylder det. Så laver vi en aftale om afleveringstidspunkt. Vi har desværre kun i helt særlige tilfælde mulighed for at hente hos dig.
Vi kan kontaktes på telefon: 72 49 99 45 eller på mail: arkiv@gribskov.dk eller på Digital Post. Du må ikke sende følsomme personoplysninger via mail, da det ikke er en sikker kommunikationsform.
Vi har brug for informationer om materialet. Fx vil vi gerne vide:
- hvem der har samlet det
- hvor gammelt det er
- hvilke hovedtyper af materiale, der er tale om, fx breve, regnskaber, fotografier
- hvad dokumenterne handler om i grove træk
- hvad eventuelle fotografier forestiller, hvem de er taget af – og om du kender personer, bygninger eller andet på billederne
Jo bedre giveren kan beskrive materialet, jo bedre kan vi hjælpe de arkivbrugere, der gerne vil benytte det.
Hvem må se, det jeg afleverer?
Arkivalier kan indeholde følsomme eller private oplysninger. Det er ikke sikkert, at du synes, at alle og enhver skal kunne læse de arkivalier, du afleverer til os. Du kan bede om at få klausuleret dine arkivalier efter arkivlovens regler. Vi kan også aftale, at vi skal spørge dig om lov, hver gang der er nogen, der skal se arkivalierne.
Hvis vi ikke laver en aftale om klausulering, må alle se de afleverede arkivalier.
Hvad indebærer klausulering efter arkivlovens regler?
Arkivloven beskytter personoplysninger i arkivalier i 75 år (2021-regler). Vi siger, at arkivalierne er ikke umiddelbart tilgængelige. Når vi laver en aftale om klausulering, går vi ud fra den gældende arkivlov. Du kan ikke lave en aftale om kortere eller længere tids klausulering, eller en aftale om, at materialet skal være utilgængeligt til din død.
Adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale
Alle kan søge adgang efter arkivloven til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale. Den, der ansøger, kan få lov til at se det ikke umiddelbart tilgængelige materiale i særlige tilfælde og på særlige vilkår.
Hvis du afleverer arkivalier til os, kan du selv være med til at bestemme, hvordan vi skal administrere adgangen til dit materiale.